Mise à jour le 15 octobre 2023
BUT DE LA POLITIQUE
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après « Politique ») définit comment PROTEC FIB. recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, les expressions « nous » ou « PROTEC FIB » seront utilisées dans la Politique.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit en personne, par téléphone, par courriel ou via notre site web, par exemple.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’occasion de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique.
La présente Politique sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site web et DGK n’est pas responsable de ceux-ci. Si vous suivez un lien vers le site web d’un tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
À PROPOS DE NOUS
PROTEC FIB est entreprise de fabrication de balcons, de marches et de patios de fibre de verre sur mesure. Elle fabrique également des nacelles.
Nous recueillons des renseignements personnels pour PROTEC FIB dans très peu de contexte, mais surtout aux fins de demandes de soumissions et de facturation.
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question, tout commentaire ou toute plainte concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels. Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels, Maryse Blais, par courriel (protec@protecfib.com), par téléphone au 819-369-8007 ou à l’adresse 14-B, rang Dumas, Saint-Norbert-d’Arthabaska, G0P 1B0.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS AU SEIN DE NOTRE ORGANISATION
Responsable de la protection des renseignements
En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, elle doit:
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services.
Pour ouvrir et faire le suivi de tous nos mandats, nous utilisons le logiciel canadien Sage 50. Nous y entrons des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme des prénoms, des noms, des adresses, des adresses électroniques, et numéros de téléphone.
Afin de facturer nos mandats et payer nos fournisseurs, nous recueillons des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers (comme l’adresse de facturation), de l’information relative au compte bancaire ou aux données de paiement. Ces renseignements sont traités dans le logiciel Sage 50.
DURÉE DE CONSERVATION ET DESTRUCTIONS DES DONNÉES
Au niveau des renseignements collectés sur nos clients, nous les conservons aussi longtemps que le client fait affaire avec nous, sauf avis contraire reçu de sa part. Nous utilisons la même logique pour les données des fournisseurs.
UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS
Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale :
Afin de fournir nos services
Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus
PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS
Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec certains tiers, comme :
Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi, lorsque les lois applicables l’exigent. Nous pouvons leur divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements, si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales.
L’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire, dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de cas prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial.
CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Chaque employé est sensibilisé à l’importance de la confidentialité. Tout employé qui n’agirait pas selon la loi serait passible de conséquences allant jusqu’au congédiement. Tous ses accès informatiques seraient alors révoqués.
Pour protéger les renseignements personnels détenus par PROTEC FIB, nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous avons pris des mesures pour garantir que les membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont uniquement ceux qui ont besoin de les connaître.
Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100%. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits à la suite de la violation de nos mesures de protection.
DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous
Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus
Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons
Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, comme identifié à la section 2 de cette Politique, ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec, si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise.
TRAITEMENT DES PLAINTES
Une plainte constitue une insatisfaction à l’égard de PROTEC FIB par un individu qui s’estime lésé dans la gestion de ses renseignements personnels. Soyez certain que toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue. Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de PROTEC FIB et sans qu’une plainte écrite ait été déposée par un individu.
Le responsable du traitement des plaintes est notre responsable de la protection des renseignements personnels, Maryse Blais. Elle agit à titre de répondant et s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard. Elle a pour tâche de s’assurer de l’envoi de l’accusé de réception, d’enquêter sur le contenu des plaintes et de répondre au plaignant.
L’individu qui désire formuler une plainte doit le faire par courriel à l’adresse suivante : prote@protecfib.com.
La communication doit indiquer les éléments suivants:
Tout employé saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable de l’application de la Politique. Si elle est reçue de façon verbale, il doit informer le plaignant de la présente Politique et l’inviter à faire parvenir sa plainte par courriel.
La responsable doit accuser réception de la plainte dans les 5 jours ouvrables suivant la réception. Afin d’assurer un traitement équitable et transparent, chaque plainte fait l’objet d’un dossier distinct. Le processus de traitement d’une plainte est enclenché au maximum dans les 5 jours ouvrables de sa réception.
Le traitement de la plainte doit être effectué dans un délai raisonnable, soit dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. Dans l’éventualité exceptionnelle où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, le plaignant doit être informé des motifs du retard et des démarches à ce jour dans le traitement de sa plainte. Il doit également être avisé du délai dans lequel la décision lui sera transmise.
Une fois la plainte examinée et l’analyse complétée, le responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale, écrite et motivée.
MISE À JOUR DE LA POLITIQUE
Nous pourrions, au besoin, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.
